Archief opslag huren voor bedrijven

Archiefopslag is het extern bewaren van belangrijke documenten en bestanden, met als doel de oorspronkelijke gegevens te behouden.

Wanneer een bedrijf ervoor kiest een verzameling van documenten extern te bewaren, is er vaak sprake van een tekort aan ruimte op eigen locatie, wil het bedrijf het archief veiliger opslaan of heeft het bedrijf voorschriften voor het bewaren van documenten. Bedrijven in Nederland willen zo kwaliteitsmanagement en informatieveiligheid waarborgen.

Welke legale vereisten komen van te pas?

Archiefopslag volgens wet- en regelgeving betekent dat organisaties hun documenten bewaren in overeenstemming met de Archiefwet en de AVG. Hierbij ligt de focus op integriteit, volledigheid en beschikbaarheid van informatie, zodat gegevens gedurende de vastgestelde bewaartermijnen betrouwbaar en toegankelijk blijven.

Voor sommige documenten, voornamelijk zakelijke en financiële, zijn bewaartermijnen verplicht, deze moeten dan voor een bepaalde tijd onbewerkbaar opgeslagen blijven. Dit moet voorkomen dat documenten onopgemerkt gefalsifieerd worden of ongelijkheden bevatten. Er is niet één vaste bewaartermijn, voor elk bedrijf dat in aanmerking komt, wordt een aparte bewaartermijn bepaald. Hier komt ook een audittrail bij kijken, waarin alle inzages en handelingen worden vastgelegd, waardoor altijd inzichtelijk is wie wanneer welke actie heeft uitgevoerd.

Bij AVG komt het er eigenlijk op neer dat persoonsgegevens alleen worden verwerkt op basis van een geldige wettelijke grondslag en uitsluitend toegankelijk zijn voor medewerkers die deze gegevens daadwerkelijk nodig hebben. Gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk en worden na afloop van de vastgestelde bewaartermijnen verwijderd of geanonimiseerd. Daarnaast worden alle inzages en handelingen rondom gevoelige documenten vastgelegd, zodat controle, transparantie en verantwoording gewaarborgd blijven en organisaties kunnen aantonen dat zij zorgvuldig en conform wet- en regelgeving omgaan met informatie.

Specificaties omtrent de wet- en regelgeving voor archiefopslag kunnen per land verschillen, raadpleeg daarom de juiste overheidswebsite.

Wie profiteert het meest van externe achiefopslag?

Als je vaak te maken hebt met veel papierwerk, reguliere controles, evaluaties en beperkte kantoorruimte of als je gewoon streeft naar voorspelbare operationele kosten, dan heb je het meeste voordeel aan archiefopslag.

In Nederland vallen dit soort bedrijven daar vaak onder:

• Advocatenkantoren
• Notarissen en belastingsadviseurs
• Architecten
• Constructiebedrijven
• Elektriciteits- en IT-bedrijven
• Handelsbedrijven
• Onderzoeksinstellingen
• Gezondheidsinstellingen

Hoe je de juiste opslagcapaciteit bepaalt

Het is lastig in te schatten hoeveel opslagruimte je nodig hebt als je alleen rekent vanuit de hoeveelheid documenten die je bezit. Daarom kan je beter capaciteitsplannen. Je maakt je opslagbehoefte meetbaar door te bedenken hoeveel dozen voldoende zijn om je documenten in te bewaren, die je dan weer omrekend naar stellingmeters. Dan kijk je naar hoe snel je archief groeit en hoe vaak je toegang nodig hebt. Vervolgens maak je een inschatting hoe lang de bewaartermijnen zijn voor de documenten en of er speciale maatregelen genomen moeten worden voor het opslaan, bijvoorbeeld dat het archief in een aparte afgesloten container geplaatst wordt. 

Door van tevoren een capaciteitsplanning op te stellen, kan je efficiënter jouw opslagbehoefte bepalen en heb je een indicatie van de maandelijkse kosten.

Wie heeft toegang tot de archiefopslag?

Des te strenger de toegang tot het archief, des te kleiner het risico dat gevoelige informatie beschadigd, bevuild of verloren raakt.

Schrijvers, oftewel mensen die het archief beheren, kunnen toegangsautorisaties aanvragen. Hun rol en rechten worden dan ook zorgvuldig vastgelegd, zodat alleen bevoegde gebruikers toegang hebben tot het archief. Daarnaast kunnen escalatiepaden worden opgesteld wanneer toegang nodig is tot gevoelige of vertrouwelijke documenten, als extra veiligheidsmaatregel. Dit is vergelijkbaar met tweestapsverificaties.

Elke toegang tot het archief wordt bovendien automatisch gelogd, inclusief het tijdstip, de persoon en de reden van toegang. De eigenaar van het archief kan via het portal altijd inzien wie welke acties heeft uitgevoerd, waardoor het toegangsbeheer transparant, controleerbaar en veilig blijft.

De beste oplossing voor archiefopslag om schade te voorkomen

Documenten en mappen bestaan meestal uit kwetsbaar materiaal, papier. Daarom is het belangrijk dat het archief zich in een conserverend klimaat bevindt om de stabiliteit van het drukwerk te behouden. 

Volgens de Archiefregeling 2024 blijft het meeste drukwerk in goede staat bij de volgende condities:

Waarden	Temperatuur	Luchtvochtigheid
Minimum	13°C	35%
Beste	~ <18°C	~ <50%
Maximum	22°C	60%
Maximale dagelijkse schommeling	3°C	5%
Maximale seizoensschommeling	<5°C per maand	<5% per maand

Naast temperatuur en luchtvochtigheid is het ten zeerste belangrijk dat het archief niet blootgesteld raakt aan UV-licht, water en vuil.

Je kan deze risico’s beperken door stellingplanken iets boven de grond te houden of pallets te plaatsen. Denk aan lagen, gebruik archiefdozen en verpakkingsmateriaal. Ook is het belangrijk dat er een lekkagedetectiesysteem aanwezig is en dat daken, ramen en vensters regelmatig worden gecontroleerd. 

Om bevuiling tegen te gaan is regelmatig onderhoud, filtratie en goede verpakkingsmaatregelen wenselijk, niet alleen om stof, schimmel en viezigheid tegen te gaan, maar ook om ongedierte buiten te houden en het risico op brandgevaar te beperken. Controleer bij de opslagvestiging wat voor plannen ze hiervoor hanteren.

Wat kost archiefopslag?

De kosten van archiefopslag huren bestaan doorgaans uit de ophaal- en brengservice en de opslagkosten voor de oppervlakte die gebruikt wordt.

Als je wilt weten wat er precies inbegrepen is, vraag dan bij de dienstverlener een gedetailleerde offerte aan. Zo weet je zeker wat je terugkrijgt voor je investering.

Hoe ziet het opslagproces er operationeel uit?

Het proces kan iets verschillen per opslagaanbieder, maar doorloopt meestal de volgende stappen:

1. Adviesgesprek: de dienstverlening start met een gesprek waarin de behoeften van de organisatie worden besproken en aanbevelingen worden gegeven om optimaal gebruik te maken van de opslagruimte
2. Levering kartonnen dozen: indien gewenst, kan de organisatie vaak lege (archief)dozen bestellen bij de dienstverlener en laten leveren
3. Inpakken van documenten: met richtlijnen voor correct inpakken kan de organisatie de documenten veilig verpakken en klaarzetten
4. Planning van ophalen: er wordt een afspraak gemaakt om de dozen op te halen en te vervoeren naar de opslaglocatie
5. Transport met verantwoordelijkheidsketen: tijdens transport wordt een strikte keten van verantwoordelijkheid (wie op welk moment de documenten beheert of vervoert) gevolgd om documenten veilig te houden
6. Magazijninname en barcoding: bij aankomst worden de dozen geregistreerd, gescand en voorzien van een barcode zodat ze eenvoudig gelokaliseerd kunnen worden
7. Opslag op planken: de dozen worden op toegankelijke locaties geplaatst, met gecontroleerd klimaat en bescherming tegen UV-licht, water en vuil
8. Opvragen en teruglevering: organisaties kunnen documenten terugvinden en opvragen via het klantenportaal, een applicatie of via de klantenservice, waarna de documenten veilig en in de juiste staat teruggeleverd worden