Für die meisten spielt sich jedes Jahr die gleiche Prozedur ab. Man ist heilfroh, dass man den jährlichen Jahresabschluss oder die Steuererklärung fertiggestellt und an die zuständigen Behörden abgeschickt hat. Dann kommen die Ordner und Belege vom Steuerberater oder der Buchhaltung zurück, und plötzlich wird der Platz im Büro oder Homeoffice knapp.
Die gute Nachricht zuerst: es gibt keine gesetzlichen Vorschriften, die besagen, dass Sie Ihre Akten und Unterlagen zu Hause oder im Betrieb aufbewahren müssen. Sie können diese also ohne Vorbehalt selbst auslagern oder einen professionellen Lagerservice wie z. B. BOXIE24 beauftragen, die Akten für sie aufzubewahren.
Die schlechte Nachricht ist, dass Sie dabei gesetzlich vorgeschriebene Maßnahmen und Sicherheitsvorkehrungen treffen und diese in den meisten Fällen bis zu zehn Jahre lang einhalten müssen.
Behörden und deren Repräsentanten sind dabei besonders darauf bedacht, dass die Akten und Unterlagen in einem solchen Zustand erhalten bleiben, dass ein ordnungsgemäßer Prüfpfad nachverfolgt werden kann.
Im Folgenden geben wir Ihnen eine Übersicht darüber, wie Sie Ihre Akten sicher und gemäß den Verordnungen und Gesetzen in Deutschland einlagern können.
Welche gesetzlichen Verpflichtungen müssen Sie bei der Aktenlagerung erfüllen?
Die Vorbereitungen für eine ordnungsgemäße Aktenlagerung werden dadurch erschwert, dass Sie es gleich mehreren Gesetzen und Behörden recht machen müssen. Hier sind einige der Gesetze und Vorschriften, die sich mit der Lagerung von Unterlagen beschäftigen:
Abgabenverordnung (AO) § 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
Die Abgabenordnung steht zentral im deutschen Steuerrecht und schreibt nicht nur vor, wie Steuern und Abgaben in Deutschland berechnet und eingezogen werden, sondern auch, wie lange und unter welchen Bedingungen die Grundlagen dafür aufbewahrt werden.
§ 147 der AO schreibt nicht nur vor, was allgemein als aufbewahrungspflichtige Akten und Unterlagen betrachtet wird, sondern auch, dass diese während der Einlagerung sinnvoll geordnet und zu jeglicher Zeit lesbar gehalten werden.
Handelsgesetzbuch (HG) § 257 Aufbewahrung von Unterlagen Aufbewahrungsfristen
Neben dem Steuerrecht hat auch das deutsche Handelsrecht, das die Geschäftstätigkeiten von Kaufleuten regelt, einiges über die Lagerung von Akten und Unterlagen zu sagen. Privatpersonen, die kein eigenes Geschäft betreiben, sind selten vom Handelsgesetz betroffen. Beachten Sie aber, dass Sie schon beim gelegentlichen Verkauf von Gegenständen im Internet als Gewerbetreibender betrachtet werden können.
Das HG schreibt vor, dass Unterlagen sicher und geordnet aufbewahrt werden. Dazu gehört, dass der Raum oder das Gebäude, in dem die Unterlagen gelagert werden, vor destruktiven Einwirkungen wie Feuer, Wasser und Feuchtigkeit geschützt ist. Dabei muss auch gewährleistet sein, dass die Schrift auf dem verwendeten Papier nicht verblasst. Die Unterlagen müssen sich in einem solchen Zustand befinden, dass behördliche Sachverständige sie jederzeit prüfen können.
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
Die GoBD ist eine Vorschriftsangabe des Bundesministeriums der Finanzen, die den Bundesländern vorschreibt, welche Maßnahmen bei der Aktenlagerung ergriffen werden müssen. Die Behörden in den Bundesländern geben dann diese Vorschriften an die Steuerpflichtigen weiter. Die GoBD betrifft in allererster Linie EDV-Lagerung, aber auch die Belege, die der Steuerberechnung, Einkommens- sowie Umsatzsteuer, zugrunde liegen.
EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Die DSVGO ist das jüngste Gesetz, das sich mit der Akten- und Datenlagerung beschäftigt, und wurde 2016 in allen Mitgliedsstaaten der Europäischen Union eingeführt. Die Verordnung schreibt vor, wie personenbezogene Daten, physische und digitale, aufbewahrt und gespeichert werden. Dabei legt die DSVGO auch besonders großen Wert auf die sichere Entsorgung der relevanten Daten.
Wie lange müssen Sie Akten und Unterlagen aufbewahren?
Die unterschiedlichen Gesetze und Verordnungen haben gemeinsam, dass sie alle eine fachgerechte Lagerung vorschreiben, die voraussetzt, dass Beauftragte der Behörden diese jederzeit problemlos einsehen können. Wenn es um die vorgeschriebene Einlagerungszeit geht, variieren diese allerdings.
Um es den Betroffenen in diesem Bürokratiedschungel etwas leichter zu machen, gilt als Regel, dass die kürzeste vorgeschriebene Lagerzeit als ausreichend betrachtet wird.
Hier ist eine Übersichtstabelle über die gängigsten Unterlagen und Akten, und wie lange sie gemäß den unterschiedlichen Verordnungen mindestens aufbewahrt werden müssen:
Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen
| Unterlagen | 1 Jahr | 2 Jahre | 3 Jahre | 6 Jahre | 10 Jahre | Unbegrenzt |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Gehaltsabrechnung, monatlich | X | |||||
| Gehaltsabrechnung, jährlich | Bis zum Rentenantrag | |||||
| Handwerkerrechnungen, Quittungen, Belege | X | |||||
| Kontoauszüge, Versicherungspolicen | X | |||||
| Steuerunterlagen, Einkünfte unter 500.000 € | X | |||||
| Steuerunterlagen, Einkünfte über 500.000 € | X | |||||
| Steuerbescheide | X |
Die Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder der Vertrag unterschrieben wurde.
Aufbewahrungspflicht für Betriebe
| Unterlagen | 6 Jahre | 8 Jahre | 10 Jahre |
|---|---|---|---|
| Abrechnungsbelege | X | ||
| Abtretungserklärungen | X | ||
| Aktenvermerke | X | ||
| Angestelltenversicherungen | X | ||
| Auftragsangebote | X | ||
| Ausgangsrechnungen | X | ||
| Außendienstabrechnungen | X | ||
| Bankbelege | X | ||
| Bankbürgschaften | X | ||
| Betriebskostenrechnungen | X | ||
| Bewirtungsunterlagen | X | ||
| Bilanzen & Zwischenbilanzen | X | ||
| Buchungsbelege | X | ||
| Darlehensunterlagen | X | ||
| Debitorenliste | X | ||
| Einfuhrunterlagen | X | ||
| Eingangsrechnungen | X | ||
| E-Mails & Faxe Briefe | X | ||
| E-Mails & Faxe Rechnungen | X | ||
| Exportunterlagen | X | ||
| Frachtbriefe | X | ||
| Gehaltslisten | X | ||
| Geschäftsberichte | X | ||
| Geschenknachweise | X | ||
| Gewinn- und Verlustrechnungen | X | ||
| Grundbuchauszüge | X | ||
| Handelsbücher | X | ||
| Handelsregisterauszüge | X | ||
| Inventare | X | ||
| Jahresabschluss | X | ||
| Kassenbücher | X | ||
| Kontenpläne & -register | X | ||
| Kreditunterlagen | X | ||
| Lagerbuchführung | X | ||
| Lieferscheine | X | ||
| Lohnbelege | X | ||
| Mahnbescheide | X | ||
| Mietunterlagen | X | ||
| Preislisten | X | ||
| Prozessakten | X | ||
| Reisekostenabrechnungen | X | ||
| Repräsentationsaufwendungen | X | ||
| Schadensunterlagen | X | ||
| Spendenbescheinigungen | X | ||
| Steuererklärungen & -bescheide | X | ||
| Telefonkostennachweise | X | ||
| Überstundenlisten | X | ||
| Verbindlichkeiten | X | ||
| Verkaufsbücher | X | ||
| Vermögensverzeichnis | X | ||
| Versand- und Frachtunterlagen | X | ||
| Versicherungsbeitragsabrechnungen | X | ||
| Verträge | X | ||
| Wareneingangs-/Warenausgangsbücher | X | ||
| Zahlungsanweisungen | X | ||
| Zollbelege | X |
Die Aufbewahrungsfrist für Unternehmen und Freiberufler/Selbständige beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt wurde. Bei Handels- oder Geschäftsbriefen beginnt die Frist mit dem Schluss des Jahres, in dem sie gesandt wurden. Für Buchungsbelege gilt der Schluss des Kalenderjahres, in dem sie ausgestellt wurden.
Wer könnte am meisten von der externen Archivierung von Unterlagen profitieren?
Je größer die Buchhaltung, desto größer wird der Platzbedarf für die Ansammlung von Belegen und Rechnungen. Dabei kommt es nicht darauf an, wie groß der Betrieb ist, sondern wie die Buchhaltung organisiert ist und wie viele einzelne Rechnungen und Belege im täglichen Betriebsablauf ausgestellt oder empfangen werden.
Wer viele der Rechnungen digital erhält und erstellt, wird weniger Aktenordner und Regalplatz benötigen als Betriebe, die auf Papierbelege und physische Dokumentationen angewiesen sind. Auch neue Systeme wie der elektronische Kassenbon verringern die Papieransammlung im Büro.
Zu den Gewerbetreibenden und Unternehmen in Deutschland, die immer noch auf die Buchführung von Papierbelegen angewiesen sind, und am meisten von einer externen Lagerung von Akten profitieren, gehören:
- Architekten
- Bauunternehmen
- Einzelhandelsunternehmen
- Forschungsinstitute
- Gesundheitswesen, Homöopathie inklusive
- Rechtsanwälte
- Steuer- und Betriebsberater sowie Buchhalter
In den meisten Fällen handelt es sich um Unternehmen, die Ihren Betrieb nur auf Büro- und/oder Behandlungstätigkeit ausgelegt haben. Bei Steuerberatern und Buchhaltern kommt hinzu, dass alle deren Kunden die Kanzlei bei ihren Steuerprüfungen nutzen und somit weitere Aktenordner, Belege und Dokumentationen hinzufügen.
Die Ansammlung von Buchhaltungen und Dokumentationen kann da leicht zu Platzmangel führen, den Arbeitsbereich einschränken und zu einer reellen Gefährdung der eigenen Arbeitsplatzsicherheit und die der Mitarbeiter werden.
Die Anschaffung oder Anmietung von externem Lagerplatz bietet da die einzige Möglichkeit, um Platz zu schaffen, ohne die regulatorischen Anforderungen zu umgehen.
Selfstorage, insbesondere Optionen wie die Full-Service-Lagerhaltung, bieten billige Outsourcing-Möglichkeiten, um Ihre Aktenordnersammlung fachgerecht und gemäß den gesetzlichen Vorgaben unterzubringen.
Bevor Sie sich jedoch nach einer Lagerlösung umsehen, müssen Sie erst herausfinden, wie viel Platz Sie eigentlich benötigen.
Wie lässt sich die richtige Größe für eine Aktenlagerstätte bestimmen?
Um den Bedarf für die Lagerfläche zu berechnen, müssen Sie sich zwischen mehreren Einlagerungsoptionen entscheiden.
Zum einen können Sie Ihre auf Regalen oder in eigens dafür vorgesehenen Aktenschränken einlagern. In der Regel müssen Sie selbst für die Regale und Ablagen sorgen, die Sie dann in der Selfstorage aufstellen. Beachten Sie auch die besonderen DIN ISO 11799-Vorschriften, die Sie bei diesen offenen Lösungen einhalten müssen. Mehr dazu unten.
Eine andere Möglichkeit bieten Kisten, Boxen und Kartons, die leicht in die Höhe gestapelt werden können und deshalb eine maximale Platzausnutzung gewährleisten. Hier ist es wichtig zu beachten, dass Pappe nur eine begrenzte Lebensdauer hat und vielleicht nicht den besten Schutz für Ihre Akten bietet, insbesondere wenn Sie diese zehn Jahre lang darin aufbewahren wollen.
Kisten und Aufbewahrungsboxen mit Deckeln bieten hier eine sichere und staubfreie Lagerlösung. Oft können Sie diese von professionellen Full-Service-Anbietern kaufen oder sogar mieten. Kunststoffboxen erleichtern es auch, die benötigte Größe der Lagerfläche festzulegen. Sie können etwa sechs breite oder zehn schmale Ordner in einer gemieteten Kiste der Größe 60 cm x 40 cm x 37 cm unterbringen.
Sollten Sie Aktenkartons wählen, kommen diese in der Größe 41 cm x 33 cm x 34 cm und fassen 5 breite Aktenordner.
Um den Platz bei einer Regalaufbewahrung zu berechnen, sollten Sie die Anzahl Ihrer Aktenordner in Augenschein nehmen. Ein Din A4-Standardordner misst 32 cm (H) x 28,5 cm(B) x 8 cm (T). Darin können Sie zwischen 600 und 800 Blätter einfügen. Auf einem Regalmeter können Sie dann etwa 12 Ordner unterbringen.
Unabhängig davon, ob Sie Ihre Ordner auf Regalen, in Aktenschränken oder in Kartons einlagern wollen, müssen Sie auch Folgendes in Betracht ziehen:
- Wie oft müssen Sie die Akten einsehen?
- Muss das Aktenlager aufgrund neuer Ordner regelmäßig erweitert oder ausgebaut werden oder wollen Sie gleich eine größere Lagerfläche mieten, um weitere Umzüge zu vermeiden?
- Wie organisieren Sie Ihr Aktenarchiv am besten, damit Sie auch alles nach Bedarf gleich wiederfinden?
Organisieren Sie Ihre Akten und Unterlagen deshalb auf eine solche Art und Weise, dass Sie sie jederzeit wiederfinden und einsehen können – insbesondere, wenn das Finanzamt auf der Türschwelle steht.
Wer hat Zugriff auf Ihr Aktenarchiv?
Während Sie bei der Aufbewahrung Ihrer Dokumente im eigenen Haus oder Büro immer den Überblick behalten, wer Zugang oder Einsicht in das Archiv hat, stellt sich die Frage bei einer externen Lagerung: Wer außer mir kann die Akten einsehen?
Aktenlager und Archive beinhalten sensitive Informationen. Diese betreffen in der Regel nicht nur Ihr eigenes Unternehmen, sondern alle diejenigen, die mit Ihnen in Kontakt treten und Geschäfte machen.
Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich vor einer externen Auslagerung Ihrer Dokumente über die Sicherheit an Ihrer Lagerstätte informieren.
Bei professionellen Selfstorage= und Full-Service-Storage-Anbietern haben im Ausgangspunkt nur Sie und die von Ihnen bemächtigten Personen Zugriff auf Ihre Dokumente.
Wenn Sie Selfstorage gewählt haben, sollten Sie sicherstellen, dass Sie Ihr Aktenarchiv mit einem sicheren Schloss verbarrikadieren. Außerdem sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Vermieter Sicherheitsprotokolle einsetzt. Diese sollten aufzeichnen, wer wann aus welchem Grund den Bereich Ihres Archivs betreten hat. Am besten sollten diese Angaben jederzeit für Sie z. B. auf einem Onlineportal einsehbar sein.
Im Falle von Full-Service-Storage ist dieses Sicherheitsprotokoll bereits gang und gäbe. Zudem hat bei dieser Form von Lagerhaltung die Allgemeinheit keinen Zugang zu den Lagereinheiten.
Die perfekte Lösung zur Lagerung von Akten, um Beschädigungen zu vermeiden
Bei der Wahl einer Selfstorage- oder Full-Service-Lösung müssen Sie besonders darauf achten, dass der Anbieter auch die fachgerechten Lagerstätten bietet, die sich für die Einlagerung von Papier eignen.
Papier, das heutzutage produziert wird, hat im Ausgangspunkt eine Lebensdauer von mindestens 50 Jahren. Die Voraussetzung ist jedoch, dass es unter angemessenen Bedingungen gehalten wird.
Finden Sie deshalb eine externe Archivstätte, die sich über die richtigen Lagermethoden von Papieren und Dokumenten im Klaren ist oder sich sogar darauf spezialisiert hat.
Dabei ist es nicht nur das Papier, das vom Zerfall bedroht ist, sondern auch der Druck. Vermeiden Sie deshalb Räumlichkeiten mit zu hoher Luftfeuchtigkeit, die großen Temperaturschwankungen und UV-Strahlen von Sonnenlicht ausgesetzt sind.
Die Internationale Organisation für Normung (ISO) hat einen Standard herausgegeben, der die optimale Lagerung von Archivgut festlegt. Gemäß DIN ISO 11799 sollten Sammlungen, die aus Papier bestehen, die folgenden Aufbewahrungsbedingungen erhalten:
- Die Temperaturen sollten nicht 21° C übersteigen.
- Die relative Luftfeuchtigkeit sollte zwischen 30 und 55 % liegen.
- Lagerstätten sollten nicht in unmittelbarer Nähe zu industriellen Anlagen liegen, die schädliche Gase und Staub ausstoßen. Wenn es sich nicht vermeiden lässt, sollten besondere Filteranlagen die Luft regulieren.
- Lagerräume müssen mit besonderem Brandschutz ausgestattet sein.
- Besondere Sicherheitsmaßnahmen, wie z. B. erhöhte Regale/Paletten, Leckdetektoren und abgedichtete Fenster/Türen müssen in Gebieten mit erhöhter Gefahr für Umweltkatastrophen wie Überschwemmung vorhanden sein.
Stellen Sie außerdem sicher, dass auch natürliche Papierfeinde wie Nagetiere, Käfer, Papierfischchen und Holzwürmer nicht in Ihr Archiv eindringen und es vernichten können. Überprüfen Sie deshalb vor dem Abschluss des Mietvertrags, dass Ihre zukünftige Lagerstätte sauber ist, die geeigneten klimatischen Verhältnisse bietet und gute Haushaltsregeln einhält.
Wie viel kostet die Lagerung von Unterlagen?
Die Kosten für die externe Lagerung Ihres Aktenarchivs sind von mehreren Faktoren abhängig:
Die Größe der angemieteten Fläche
Je größer Ihr Archiv, desto mehr Quadratmeter benötigen Sie. In der Regel wird aber der Preis pro m² billiger, je mehr Raum Sie mieten.
Die Länge des Mietvertrags
Je länger Sie sich für die Miete eines Lagerraums verpflichten, desto günstiger wird normalerweise die monatliche oder wöchentliche Miete. Weitere Rabatte sind bei vielen Selfstorage- oder Full-Service-Anbietern erhältlich, wenn Sie einen längeren Zeitraum im Voraus bezahlen.
Der Standort Ihres Archivs
Selfstorage in deutschen Großstädten wie Berlin, München, Hamburg, Frankfurt oder Stuttgart sind in der Regel teurer zu mieten als in kleineren Städten wie Münster oder Wustermark. In Berlin beginnt die Lagermiete für 1 m² bei etwa € 100 pro Monat. In Münster kostet die gleiche Fläche etwa € 70 pro Monat.
Zusätzliche Leistungen und Nebenkosten
Neben der eigentlichen Miete könnten weitere Kosten für z. B. den Transport, die Sicherheit und die Klimatisierung Ihrer Lagereinheit anfallen. Auch zuzügliche Dienstleistungen, darunter die sichere Aktenvernichtung, werden Ihnen in Rechnung gestellt. Bei einer Full-Service-Lagerhaltung ist allerdings der Preis für den Transport, sowohl die Abholung als auch die Rücklieferung, zumeist im Mietpreis inbegriffen.
Spezialisierte Lagerhaltung
Wie Sie wahrscheinlich bereits erkannt haben, werden bei der Akteneinlagerung spezifische Bedingungen und Voraussetzungen verlangt, die gesetzlich geregelt sind. Wenn Sie sich die Mühe sparen wollen, jede einzelne gesetzliche Vorgabe selbst zu gewährleisten und zu überprüfen, beauftragen Sie ganz einfach einen auf die Aktenlagerung spezialisiertes Selfstorage-Unternehmen mit der Aufbewahrung.
Wie sieht der Prozess der Akteneinlagerung in der Praxis aus?
Wenn Sie sich für eine externe Aktenlagerung mit z. B. einem Full-Service-Anbieter entschlossen haben, können Sie mit der folgenden Abwicklung der Logistik und Einlagerung rechnen:
- Messen Sie die einzulagernden Akten und Unterlagen und bestimmen Sie die Anzahl der Kisten/Regale, die Sie für die Einlagerung benötigen.
- Rufen Sie Ihren ausgewählten Selfstorage-/Full-Service-Anbieter an, um die Lagereinheit und die Lagerkisten zu bestellen. Wenn Sie sich selbst Verpackungsmaterial beschaffen wollen, tun Sie das jetzt.
- Die Kisten werden an Sie geliefert. Packen Sie diese mit Ihren Unterlagen nach einem System, das Sie und Ihre Mitarbeiter jederzeit nachverfolgen können. Angemietete Kisten sind mit einem Streckkode versehen, die es bei einer späteren Rücklieferung vereinfachen, die richtige Aufbewahrungsbox wieder ausfindig zu machen.
- Zu einem abgesprochenen Zeitpunkt werden Ihre Kisten von geschultem Personal abgeholt und sicher an die von Ihnen angemietete Lagerfläche transportiert.
- Die Kisten werden gemäß dem Barcode sicher in perfekten klimatischen Verhältnissen eingelagert und rund um die Uhr bewacht.
- Wenn Sie eine teilweise oder gänzliche Rücklieferung benötigen, rufen Sie Ihren Full-Service-Anbieter einfach an. In der Regel werden die benötigten Unterlagen innerhalb von 24 Stunden an Sie zurückgesendet.
