Archiefopslag: Veilig en vertrouwd

BOXIE24 is de archiefspecialist van Nederland. Zo helpen wij organisaties al jaren aan externe archiefopslag. Zo kunt u bij ons uw archief extern opslaan en laten beheren, waarbij wij al het werk voor u uit handen nemen. Denk niet alleen aan opslaan en beheren, maar ook aan het gecertificeerd vernietigen.

Volgens de wet moet u archief vaak voor langere tijd opslaan, wat meestal ten koste gaat van uw kostbare kantoorruimte. Wij bieden u de mogelijkheid om zowel kleine als grote archieven op te slaan in een beveiligde omgeving. Afhankelijke van uw wensen, kunnen wij voor iedereen een passende oplossing bieden.

Naast kostbare kantoorruimte, hoeft u zich ook geen zorgen te maken over inbraak, brand en wateroverlast. Uw spullen liggen veilig bij ons opgeslagen, volgens de hoogste kwaliteitsnormen. Middels onze opvraagservice, heeft u te allen tijde toegang tot uw documenten.

Vraag een offerte aan

Zakelijk archief: Wat zijn de mogelijkheden?

De hoeveelheid documenten die u als ondernemer verplicht bent te bewaren, verschilt nogal per onderneming. Als het gaat om een grote onderneming, kan het zijn dat de grootte van uw archief snel de spuigaten uit loopt. Het wordt daardoor mettertijd steeds lastiger om uw archief in uw eigen bedrijfsruimte onder te brengen. Daarom zijn veel ondernemers op zoek naar een oplossing voor het opslaan van hun zakelijke archief.

Extra kantoorruimte huren
U kunt uw kantoorruimte wellicht wat uitbreiden en extra kantoorruimte huren voor het opslaan van uw archief. Nut en noodzaak van archiefopslag liggen echter ver uiteen. U bent weliswaar verplicht uw archief een tijdlang te bewaren, meestal hoeft u er niet direct bij. Het huren van kantoorruimte kan behoorlijk prijzig zijn in grote steden en het is natuurlijk jammer om veel geld uit te geven aan een ruimte waar u nauwelijks komt.

Goedkope kelder of garage gebruiken
Wellicht hebt u zelf genoeg plek in uw kelder of garage, of weet u een garagebox van een van uw buren te huren voor een zacht prijsje. Dat lijkt misschien een slimme zet en een goedkope oplossing, vergist u zich niet! Het klimaat in kelders en garages is nou niet bepaald stabiel. Temperatuurwisselingen nog tot daar aan toe, maar vocht is daadwerkelijk een groot probleem voor archiefopslag. Het kan u duur komen te staan als blijkt dat uw archief onleesbaar is geworden door het toedoen van vocht of ongedierte.

Archief-opslag met BOXIE24: gemakkelijk en goedkoop
Een gemakkelijk alternatief voor uw archiefopslag is het opslaan van uw archief bij BOXIE24. Het huren van een opslagbox voor uw archief bij BOXIE24 heeft veel voordelen. Uw documenten worden veilig opgeslagen in een van onze moderne opslagfaciliteiten, tot de wettelijke bewaartermijn verlopen is. Wij doen er alles aan om u wat betreft archiefopslag zoveel mogelijk werk uit handen te nemen, zodat u er zo min mogelijk omkijken naar heeft.

Waarom archief-opslag met BOXIE24 een uitkomst is

Dat u uw archief wettelijk verplicht moet opslaan, kan u een hoop geld kosten. Dit hoeft echter niet zo te zijn. BOXIE24 biedt de goedkoopste opslagruimte, in combinatie met een fantastische service.

Veilige archiefopslag
Daarbij bent u bij BOXIE24 verzekerd van een veilige opslagplaats voor uw archief. Onze opslagfaciliteiten zijn voorzien van camerabewaking en alarmsystemen en bovendien is er overdags voldoende personeel aanwezig. Elke opslagplaats heeft zijn eigen slot en daardoor kan, naast ons personeel, alleen u daarbij. Ook wordt de temperatuur voortdurend gereguleerd, waardoor er zelfs geen sprake is van vocht of ongedierte.

Gratis pick-up van uw archief
We kunnen u een gratis pick-up aanbieden voor uw archief. Mocht u tussentijds enkele delen van uw archief nodig hebben, kunnen wij een deellevering regelen. Ook willen wij na de opslagtermijn uw archief graag, tegen een kleine transportvergoeding, terug. Zo hoeft u zich niet druk te maken om het transport, dat scheelt een hele hoop stress.

Gebruik onze handige opbergboxen
U kunt voor het opslaan van uw archief gratis onze handige, stevige en milieuvriendelijke opslagboxen gebruiken. Indien gewenst, regelen wij dat deze boxen bij u op kantoor geleverd worden. U kunt uw archief zo rustig inpakken, waarna wij de gevulde boxen weer ophalen en bij ons opslaan. We raden u aan om deze boxen te labelen, zodat u precies weet welke documenten in welke box zitten.

Vraag een offerte aan

Archiefopslag op maat

BOXIE24 is gespecialiseerd in archiefopslag. Zo hebben wij elke situatie een oplossing. Zo bieden wij o.a. opslag mogelijkheden van 1 vierkante meter tot complete opslag van pallets. Al onze opslagfaciliteiten zijn voorzien van stellingen, waardoor uw archief dus ook vrij van de grond is.

Afhankelijk van het soort archief en de daar bijbehorende regelgeving, kunnen wij u de volgende archief opslagmogelijkheden bieden:

• Archiefopslag per vierkante meter
• Archiefopslag per pallet
• Archiefopslag per archiefdoos

Al onze archiefruimtes voldoen aan alle gestelde eisen, zoals vastgelegd in de archiefwet. Zo slaan wij ook archieven op van overheidsinstanties.

Archiefopslagruimte per vierkante meter

Bij ons kunt u al een archiefopslagbox huren vanaf 1m2, welke u zelf kunt inrichten. Dit is met name handig als u een klein archief onder wilt brengen, zonder dat dit ten koste gaat van uw kostbare kantoorruimte. Wij kunnen onze opslagruimtes volledig op uw wensen en capaciteit aanpassen tot wel 200 vierkante meter. Zo weet u zeker dat uw archief vertrouwd opgeslagen is en heeft u altijd toegang tot uw archief.

Archiefopslag per pallet

Palletopslag is ideaal voor het opslaan van grote hoeveelheden archief.

Staat uw archief al op pallets en wilt u deze extern opslaan? In ons magazijn met palletstellingen kunnen wij uw archief goedkoop opslaan. Zeker als het uw archief kostbare bedrijfsruimte in beslag neemt. In onze landelijke archief opslagmagazijnen is voldoende ruimte beschikbaar om uw pallets met archief op te slaan.

Archiefopslag per archiefdoos

Heeft u maar een paar documenten die u veilig wilt opslaan, dan kunt u er ook voor kiezen dit per kubieke meter op te slaan in onze “kastruimte” archiefopslagboxen. Hiermee heeft u altijd toegang tot uw waardevolle documenten voor een fractie van de prijs.

Archiefbeheer

Bij BOXIE24 heeft u de mogelijkheid om uw archief zelf te beheren of dit uit handen te geven.

Archief opslag in eigen beheer

Als u ervoor kiest om uw te huren archief opslagbox zelf in beheer te nemen, dan heeft alleen u, of uw geautoriseerd personeel, toegang tot de archiefbox. Zo kunt u er dus zeker van zijn dat uw documenten vertrouwelijk opgeslagen zijn. Wij kunnen u uiteraard wel helpen met de indeling van uw archiefbox.

Archief in beheer van BOXIE24

U kunt er ook voor kiezen om uw archief door ons in beheer te laten nemen. Onze medewerkers komen uw archief bij u ophalen, wanneer u dit uitkomt. Daarnaast ruimen zij uw archiefboxen voor u in en voorzien uw archief van registratiecodes, die verwerkt worden in ons software systeem. Hierdoor heeft u altijd het overzicht op uw archief en kunt u binnen 24 uur, zowel fysiek als digitaal stukken opvragen.

Al onze medewerkers zijn gescreend en hiervoor opgeleid en zullen vertrouwelijk met uw stukken omgaan. Uiteraard kunt u er ook voor kiezen, om zeer vertrouwelijke stukken op de locatie zelf op te vragen.

Digitale inzage archief

Via onze website kunt u online uw opslagen archief beheren en desgewenst stukken opvragen. Als u inlogt in uw online omgeving krijgt u toegang tot uw overzicht van opgeslagen documenten. Vervolgens kunt u een document of archiefdoos selecteren, waarna deze klaar wordt gezet ter inzage of bij u wordt afgeleverd. Ook kunnen wij uw stukken digitaliseren.

Digitaliseren archief

Naast het opslaan van archief kunnen wij ook het opgeslagen archief voor u digitaliseren. Dit houdt in dat wanneer u stukken opvraagt, wij deze voor u scannen en in uw persoonlijke omgeving uploaden. Hierdoor heeft u direct toegang tot de documenten en kunt u deze op een later moment ook meteen inzien. Het voordeel van archief digitaliseren is dat de documenten niet meer fysiek verplaatst hoeven.

Hiermee bespaart u niet alleen tijd, omdat u niet zelf in de fysieke documenten hoeft te zoeken, maar ook het milieu.

Voordelen archief opslag huren

Bij BOXIE24 kunt u uw archief veilig en vertrouwd opslaan. Daarnaast biedt archief opslag van BOXIE24 nog meer voordelen:

• Archiefbeheer
• Archiefdigitalisering
• Archiefvernietiging volgens Europese DIN 66399 norm, gecertificeerd CA+, NAID AAA
• Gratis transport in eigen beheer
• Beschermd tegen inbraak, brand- en waterschade
• Meer dan 50 locaties in EU en US.
• Gecertificeerd ISO 9001:2015, ISO/IEC 27001, ISO 50001, ISO/IEC 21964-2018;
• 24/7 toegang tot uw documenten

Archiefvernietiging

Wettelijk bent u verplicht om archief 7 jaar te bewaren. Uiteraard kan het ook voorkomen dat u bepaalde documenten langer of korter wilt bewaren. BOXIE24 kan dit ook voor u uit handen nemen.

Zo kunnen wij uw hele archief digitaliseren en u een seintje geven wanneer de termijn is verstreken. U moet uiteraard zelf expliciet toestemming geven tot vernietiging, waarna wij het volgens de Europese normering DIN 66399 vernietigen.

Archief vernietigen en opslag met BOXIE24 Opslag is veilig en vertrouwd. Heeft u interesse in archief opslag en archiefvernietiging? Neem dan contact met ons op.

Archiefvernietiging op locatie en de rest extern opslaan?

Wilt u een deel van uw archief opruimen en de rest extern opslaan?

Geen probleem bij BOXIE24. Een van onze archiefvernietigingstrucks komt bij u langs om ter plekke uw archief te vernietigen.

Daarnaast kunnen wij ook de rest van uw archief meenemen en opslaan in een van onze vestigingen.

Archief bewaren

In het bedrijfsleven heb je al snel te maken met een hoop papierwerk. Een heel groot gedeelte daarvan is voor kort gebruik en gaat daarna de papierbak in.

Bij Archief bewaren komt aardig wat kijken. Voor sommige stukken geldt bijvoorbeeld een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.

Welke documenten moeten bewaard worden? 

Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht). Niet alle onderdelen van uw administratie hoeven echter bewaard te blijven in uw archief.

Bepaalde onderdelen ervan zijn echter van groot belang, deze delen van uw administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Bij archief bewaren moet u denken aan:

• het grootboek

• de debiteurenadministratie

• de crediteurenadministratie

• de voorraadadministratie

• de inkoopadministratie

• de verkoopadministratie

• de loonadministratie

De basisgegevens moeten 7 jaar bewaard blijven.

Archief bewaren kan ik sommige gevallen ook langer dan 7 jaar zijn. Dit geldt bijvoorbeeld wanneer het gaat om onroerend goed, waarvan de omzetbelasting-administratie 9 jaar lang bewaard moet blijven.

Voor vragen met betrekking tot archief bewaren vragen wij u contact op te nemen met de belastingdienst.

Vraag een offerte aan